Motiveren van team, verminderen werkdruk en verbeteren kwaliteit

Specialisme

Finance Professional

Opdrachtgever

Swiss Sense

Behoefte

Swiss sense heeft de afgelopen jaren een behoorlijke groei doorgemaakt. Binnen de huidige arbeidsmarkt is het lastig om voldoende gekwalificeerd personeel te vinden. De uitdagingen binnen de afdeling Finance zijn vaak hiernaar terug te herleiden. De werkdruk is hoog en er is geen ruimte om verbeteringen/vernieuwing te realiseren. Er liggen vele uitdagingen in het team, waar ik enkele van heb uitgelicht. De eerste uitdaging waar ik binnen team debiteuren mee te maken had, was een verslechterde samenwerking door het thuiswerken. De overgang naar thuiswerken kwam plotseling door de coronacrisis en had als gevolg dat de kennis/ervaring/handigheid van het gebruik van digitale middelen er niet goed was. Er was sprake van een “eilandjes” mentaliteit en de sfeer was erg negatief. De tweede uitdaging zat in het verminderen van de werkdruk en verbeteren van de kwaliteit van het werk. Dit is 1 op 1 terug te leiden naar een gebrek aan voldoende personeel en de veranderde omstandigheden rondom de coronacrisis. Door de hoge werkdruk werden er onnodig fouten gemaakt en bepaalde (periodesluitings)taken niet uitgevoerd. De volgende uitdaging zat in digitaliseren. Veel zaken gebeurde op papier, waardoor op kantoor werken een verplichting bleef. Dit zorgde tijdens lockdown periodes voor de nodige uitdagingen. Daarnaast werd er ook niet efficiënt gewerkt. Papierwerk zorgt ook voor extra werk, zoals archiveren en inscannen bij accountantscontrole.

Aanpak

Werk correct en efficiënt uitvoeren begint altijd bij de medewerkers. Daarom zijn we aan de slag gegaan om de onderlinge samenwerking en sfeer te verbeteren. Elke morgen beginnen we met een dagstart van 15 minuten, waarbij we kort focussen op 2 vragen. Wat is mijn plan voor vandaag en waar heb ik hulp bij nodig. Daarnaast zijn we gaan kijken naar werktijden en pauzes. Er werd geen (lunch)pauze genomen, de overwerktheid van de medewerkers was heel hoog. Door een half uur van je plek af te zijn, bijvoorbeeld om te gaan wandelen en iets te eten, verhoogt dit de mentale weerbaarheid. Bovendien is het een goed moment om collega’s te spreken en zodoende begrip en verbinding te creëren. Bijvoorbeeld over de persoonlijke omstandigheden van elkaar. Door middel van de dagstarten zijn we ook inzicht gaan creëren in de processen en achterstanden. We hebben een checklist gemaakt met taken die voor periodesluiting gedaan moeten worden en hebben taken verdeeld naar ieders kennis en kunde. Daarna zijn we prioriteiten gaan stellen; alles waar de klant actief last van heeft, heeft de hoogste prioriteit, daarna alles wat de kosten raakt. Het opschonen van balansrekeningen was de laatste prio. Het digitaliseren hebben we proces voor proces bekeken. Ik heb stakeholders gevraagd wat de vereisten waren en hiermee hebben we een plan gemaakt. We hebben gezorgd dat de technische aspecten beschikbaar waren, denk bijvoorbeeld aan een fatsoenlijk pdf programma en goede rapportages uit het ERP systeem. Bij het implementeren van onze plannen, merkten we wel wat weerstand in de organisatie. Door goed in gesprek te blijven en mee te veren met de wensen van de eindgebruikers hebben we de eerste processen succesvol gedigitaliseerd en wordt er gewerkt aan een vervolg hierop.

Resultaat

Wanneer er soms jarenlang druk heeft gestaan op medewerkers, is dit niet met een paar weken opgelost. Personeelstekort blijft nijpend en dit voelen we in de meeste organisaties. Door je processen efficiënter te maken, kun je dit deels ondervangen. Zorg voor je medewerkers is daarin heel belangrijk. Door ruimte te maken voor persoonlijke aandacht, hulp en steun, veranderde langzaam de sfeer. Waarbij eerst iedereen voor zichzelf bezig was, werd er weer gelachen en spontaan hulp geboden. Toen de sfeer werd omgezet naar een can-do mentaliteit, kwam er ook ruimte om creatief naar werkzaamheden te kijken. Kunnen we kleine aanpassingen doen, waardoor we tijd kunnen besparen? Zo zijn we bijvoorbeeld van 4 naar 2 betaalmomenten in de week gegaan. De betaalmomenten zijn hierdoor arbeidsintensiever, maar zorgen er ook voor dat er op de overige dagen veel minder verstoringen zijn. Dit soort kleine wijzigingen leverde al snel een extra dag capaciteit en een hoop meer werkplezier op. Er liggen nog de nodige plannen waarbij we steeds een onderdeel oppakken. Digitaliseren is daar een goed voorbeeld van. Maar ook efficiënter rapporteren tijdens periodesluiting met deels geautomatiseerde balansspecificaties. Steeds een kleine stap om te voorkomen dat de werkdruk ondoenlijk wordt. Want werken moet vooral ook leuk zijn.